1С:Документооборот 8. Подробное описание.

"1С:Документооборот 8" ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов;

  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;

  • учет входящих, исходящих и внутренних документов;

  • учет обращений граждан;

  • учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;

  • учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;

  • использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;

  • обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;

  • просмотр и редактирование документов;

  • контроль версий документов;

  • полнотекстовый поиск документов по их содержанию;

  • работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;

  • автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;

  • штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;

  • автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;

  • условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;

  • поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;

  • поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;

  • присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;

  • контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;

  • шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;

  • настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;

  • автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;

  • автоматизированная загрузка документов из электронной почты;

  • загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;

  • учет и контроль рабочего времени сотрудников;

  • онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;

  • обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.

"1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.

"1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Функциональные возможности программы "1С:Документооборот 8 "

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Работа с документами

"1С:Документооборот 8" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Хранение и права доступа

В конфигурации программы "1С:Документооборот 8" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации "Документооборот" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

Регистрация входящих и исходящих документов

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

  • учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;

  • автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;

  • оповещение исполнителей;

  • поддержка регламентированных сроков исполнения документов;

  • формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;

  • последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Учет обращений граждан

В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

Учет договоров

В "1С:Документообороте 8" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

  • подготовка проекта договора;

  • согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;

  • учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;

  • учет и контроль сроков действия договоров;

  • автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;

  • многовалютный учет сумм договоров;

  • учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;

  • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;

  • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;

  • расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".

Сканирование

В "1С:Документообороте 8" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

Электронная почта

Любой документ или файл "1С:Документооборота 8" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.

Просмотр, редактирование и контроль версий

Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

"1С:Документооборот 8" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Шаблоны документов и файлов

В "1С:Документообороте 8" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Штрихкодирование документов

В "1С:Документообороте 8" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

  • распечатать на отдельном листе;

  • распечатать поверх титульного листа бумажного документа;

  • распечатать на наклейке;

  • вставить в электронный документ как изображение.

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов

В "1С:Документообороте 8" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Связи между документами

В "1С:Документообороте 8" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

Несколько резолюций в документах

В карточке документа "1С:Документооборота 8" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

Переадресация входящих документов

В программе "1С:Документооборот 8" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.

Контроль переданных документов

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В программе "1С:Документооборот 8" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:

  • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.

  • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

  • Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В "1С:Документообороте 8" поддерживаются такие варианты согласования, как:

    • параллельное;

    • последовательное;

    • смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.

  • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.

  • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.

  • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

  • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

  • Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.

  • Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.

Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

Поиск

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В "1С:Документообороте 8" реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Организация распределенной информационной базы

В "1С:Документообороте 8" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

Обмен данными с другими типовыми конфигурациями

В "1С:Документообороте 8" предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":

  • "Управление производственным предприятием", 1.3.6;

  • "Управление торговлей", 11.0.6;

  • "Бухгалтерия предприятия", 2.0.15;

  • "Управление небольшой фирмой", 1.2.2.

Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.1":

  • "Бухгалтерия предприятия КОРП", редакция 2.0;

  • "Комплексная автоматизация", редакция 1.0;

  • "Зарплата и управление персоналом", редакция 2.5;

  • "Управление производственным предприятием", редакция 1.2;

  • "Управление торговлей", редакция 10.

Веб-сервисы работы с файлами

"1С:Документооборот 8" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "1С:Документооборотом 8" и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе "1С:Предприятие 8.2") осуществляется при помощи веб-сервисов.

Сравнение версий 1С:Документооборота 8

Программа "1С:Документооборот 8" выпускается в версиях ПРОФ и КОРП.

"1С:Документооборот 8 ПРОФ" предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. "1С:Документооборот 8 КОРП" рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.

Сравнение функционала

В таблице приводится список функциональных возможностей программы "1С:Документооборот 8" и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.

1С:Документооборот 8

ПРОФ

КОРП

Учет договоров

Штрихкодирование документов и файлов

Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов

Автоматическое заполнение файлов по шаблонам

Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ

Сложное согласование документов

Настройка дополнительных связей между документами

Автоматическое заполнение документов по шаблонам

Печать регистрационного штампа

Учет нескольких резолюций по документу

Учет и контроль переадресации входящих документов

Учет и контроль передачи документов

Многовалютный учет сумм в документах

Принятие задач к исполнению

Настройка и использование условий маршрутизации

Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут

Периодические бизнес-процесс

Учет и использование графиков работы

Иерархия бизнес-процессов

Остановка бизнес-процессов

Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2

Веб-сервисы для работы с файлами "1С:Документооборота 8" из других приложений

Категоризация данных

Полнотекстовый поиск любых данных

Хранение файлов в томах на диске, а не только в информационной базе

Коллективная работа с файлами любых типов

Хранение и контроль версий

Автоматическая загрузка файлов из каталогов

Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте

Сканирование документов

Распознавание изображений

Учет входящих документов

Учет исходящих документов

Учет внутренних документов

Автоматическая генерация регистрационных номеров

Настройка правил учета документов в разрезе видов документов

Ведение учета по номенклатуре дел

Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел

Учет передачи дел в архив, уничтожение дел

Учет по организациям

Учет по вопросам деятельности

Ведение журнала передачи документов

Настройка личного доступа к документам

Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов

Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ

Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности

Настройка и использование дополнительных реквизитов

Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)

Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов

Шаблоны бизнес-процессов

Учет затрат рабочего времени сотрудников

Распределенная информационная база

Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.1

Версионирование объектов


Наименование Цена, руб.
1С:Документооборот 8 30 000
1С:Документооборот 8 КОРП 98 000
1С:Документооборот 8 ПРОФ 30 000
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 1 рабочее место 5 200
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест 18 000
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 10 рабочих мест 34 500
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест 65 000
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест 156 000
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 100 рабочих мест 300 000

Новости 1С

19.09.2014 Обновление рекламного буклета "1С:Предприятие 8" для государственных учреждений" 

19.09.2014 Напоминаем о повышении цен на основные поставки программных продуктов "1С-Совместно" 

19.09.2014 Сертификат "Совместимо! Система программ 1С:Предприятие" получили: Компьютер "ThinkServer TS140"